Umfeldanalyse – Ein Spiel mit offenen Karten

Die Umfeldanalyse ist ein beliebtes Werkzeug in der (systemischen) Unternehmensberatung. Durch die Umfeldanalyse lassen sich relevante Elemente von den nicht relevanten Elementen abgrenzen und die Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren eines Projektes bestimmen.

In der Praxis verwenden wir sie oft in einem ersten Schritt um uns über einen Sachverhalt Überblick zu verschaffen und diesen später auch zu behalten. Wenn wir auf neue Organisationen treffen und unsere ersten Interviews mit den beteiligten Personen führen, prasselt eine unglaubliche Menge an Informationen auf uns herab. Wir erfahren viel über Organisationseinheiten, Personen und Zuständigkeiten. Aber zunächst befinden wir uns im Blindflug – die Umfeldanalyse ist für uns das Koordinatensystem, das uns eine erste Orientierung gibt.

Im Laufe des Projektes durchlebt die Umfeldanalyse aber viele Änderungen. Manche Elemente, die am Anfang sehr wichtig erschienen, können durch zusätzliche Informationen an Bedeutung verlieren, andere können an Relevanz gewinnen oder völlig neu dazu kommen. Schön langsam entsteht ein umfassendes Bild der zu betrachtenden Organisation und ihrer Mitglieder bzw. Elemente.
Der durch die Umfeldanalyse gewonnene Überblick ist wichtig, aber (bei weitem) noch nicht die bedeutendste Stärke dieses Werkzeuges. Mit Hilfe der Umfeldanalyse lassen sich auch die Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen darstellen und gut visualisieren. Im Folgenden gehen wir auf einige mögliche Methoden ein, um diese Beziehungen für den Betrachter zu erklären:
Mit der Nähe der Elemente zum System lässt sich ihr Einfluss auf das System darstellen. Die Anzahl der Verbindungslinien zwischen den Elementen kann die Stärke der Beziehung zeigen und Symbole wie Plus, Minus oder Smileys sind ein Hinweis auf die Stimmung zwischen den Elementen. Je nach Bedarf können diese Visualisierungen unterschiedlich verwendet werden, wichtig ist es ihre Bedeutung in einer Legende zu erklären.

Die CAMP-Methode

Data Traction hat seine Umfeldanalyse speziell für die Stakeholderanalyse um eine weitere Methode ergänzt: die CAMP-Methode (Cards representing Affiliation, Motivation and Power). Bei dieser Methode kommt ein französisches Kartendeck mit Joker zum Einsatz wodurch die klassische Stakeholderanalyse um drei Dimensionen erweitert wird.

• 1. Dimension: die Farbe gibt die Grundstimmung des Elements zum System bzw. Projekt wieder. Rot zeigt eine positive Stimmung und hohe Motivation. Schwarz spiegelt eine negative bis verzweifelte Stimmung wieder, mit wenig Engagement.
• 2. Dimension: Der Wert der Karte, also die Figur bzw. Zahl der Karte, stellt den Einfluss des Elements auf den Entscheidungsprozess dar. Das Ass nimmt den höchsten Wert ein. Eine Sonderstellung nimmt wenig überraschend der Joker ein. Dieser wird von uns eingesetzt, um für uns (noch) nicht klar definierte Rollen zu kennzeichnen. Aber auch, um Tabus oder Hidden Agendas des Projektes zu kennzeichnen.
• 3. Dimension: Das Symbol ist ein Hinweis auf die Teamzugehörigkeit. Elemente, die zum Beispiel mit einem Karo gekennzeichnet sind, ziehen im Projekt am gleichen Strang.

Erstellen wir die Stakeholderanalyse nur für unseren eigenen Gebrauch, benutzen wir die Spielkarten nach eigener Einschätzung, präsentieren das Ergebnis aber nicht dem Projektteam. Wir setzen die CAMP-Methode aber auch gemeinsam mit dem Projektteam ein. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, das setzt eine gute Diskussionskultur des Teams voraus. Interessante Ergebnisse liefert der Vergleich zwischen unserer internen Analyse und der Einschätzung des Projektteams.

Die Umfeldanalyse ist inzwischen ein fixer Bestandteil unserer Beratungsprojekte. Die scheinbar simple Erweiterung um die CAMP-Methode wertet die Analyse graphisch auf. Sie stellt dadurch die Realität auf eine sehr plastische und intuitive Art und Weise dar, was uns einen phänomenalen Überblick verschafft und uns erfolgreich durch jedes Projekt navigieren lässt.